Creşterea productivităţii prin normare

Creşterea productivităţii prin normare

Cât pot produce cu personalul existent? Chiar este nevoie să plătesc ore suplimentare? Cum pot şti care este performanţa muncitorilor mei? Trei întrebări al căror răspuns influenţează în mod direct productivitatea unei afaceri şi care sunt, în fapt, trei faţete ale aceleiaşi probleme.

"Ceea ce nu poate fi măsurat, nu se poate îmbunătăţi", spunea Lord Kelvin la mijlocul secolului trecut. Au trecut de atunci 150 de ani şi vorbele sale sunt în continuare adevărate. Aplicată în cazul de faţă, axioma lui Kelvin impune, înainte de toate, găsirea răspunsurilor la cele trei întrebări. Punctul de pornire îl reprezintă determinarea timpul necesar pentru îndeplinirea unei sarcini, iar ştiinţa care se ocupă de aceasta este măsurarea muncii sau - cum mai este cunoscută - normarea muncii.


Cum funcţionează?

În abordarea tradiţională, un cronometru, un clipboard şi un număr suficient de mare de măsurători sunt elementele necesare pentru obţinerea unei norme. Un termen-cheie aici este „suficient": un număr corect de înregistrări va face inutilă orice contestare a rezultatului, indiferent din care parte ar veni. Calculul normei de timp are în spate un aparat matematic care nu poate fi pus în discuţie. Dacă se sprijină pe un eşantion statistic relevant, rezultatul normării capătă valoare de adevăr ştiinţific.
Cronometrele (sau, mai nou, aplicaţiile computerizate) sunt foarte bune când vorbim de procese care implică sarcini repetitive. De pildă, fabricarea unei uşi. Dar ce se întâmplă în cazul personalului administrativ? Poate fi acesta normat? În această situaţie, putem determina fără probleme gradul de încărcare („cât se munceşte la birou?") prin folosirea unei tehnici numite „observare instantanee". Spre deosebire de normele obţinute cu ajutorul cronometrului, care dau valori precise de timp, observarea instantanee oferă o imagine precisă a ponderilor activităţilor. Concret, la sfârşit putem spune: „angajatul X întocmit rapoarte 20% din timp, a stat de vorbă în procent de 30%, etc.". Sigur, aceasta este un exemplu mult simplificat. În practică, se poate se face o împărţire mult mai fină a activităţilor, rapoartele generate reflectând riguros tot ce a făcut angajatul X pe parcusul zilei de muncă.
Având la dispoziţie aceste două instrumente un manager va avea o imagine exactă a pierderilor de timp. Iar cuantificarea acestor pierderi este primul pas pentru o productivitate crescută.


Care sunt problemele care apar?

Altfel foarte util managementului, un sistem de norme suscită în mod inerent îngrijorare în rândurile lucrătorilor. El este, în viziunea acestora, o ameninţare directă la securitatea locului lor de muncă şi de aici tentativele de obstrucţionare a procesului. Anticiparea aceasta are, trebuie să o recunoaştem, un grad de fundamentare. În plus, apare şi rezistenţa naturală la schimbare. Experienţa ne arată însă că opoziţia - foarte pregnantă în primele zile ale procesului - se atenuează mai apoi până spre dispariţie. Poate părea surprinzător, dar o soluţie care ajută este o comunicare deschisă cu angajaţii referitor la proiectul de normare. Nu este nevoie de explicaţii amănunţite, pentru că acestea ar fi interpretate drept justificări şi ar spori suspiciunile. Dar o descriere generală a demersului este binevenită.


Ce avantaje obţin?

Odată determinat timpul de muncă necesar, avantajele aduse de un sistem de normare sunt multiple: estimarea costurlor de producţie, determinarea remuneraţiei, măsurarea randamentului maşinilor sau al lucrătorilor, evidenţierea pierderilor de timp şi a cauzelor acestora, etc.
Durata implementării unui sistem de norme variază de la industrie la industrie, la fel şi costurile. Aceşti doi factori trebuie întotdeauna judecaţi în raport cu beneficiile pe care le aduce cu sine un asemenea sistem. În fond, aceasta este o investiţie. Însă beneficiile obţinute vorbesc în final de la sine. În economiile mature normarea muncii este folosită cu succes de zeci de ani în planificarea producţiei. Ea ajută la eliminarea pierderilor de timp prin identificarea activităţilor care nu aduc valoare adăugată. Prin implementarea unui astfel de sistem firma dvs. va produce mai repede şi mai ieftin. Şi acesta nu-i chiar un lucru de neglijat în actualul context economic.