Cât pot produce cu personalul existent? Chiar este nevoie sa platesc ore suplimentare? Cum pot sti care este performanta muncitorilor mei? Trei întrebari al caror raspuns influenteaza în mod direct productivitatea unei afaceri si care sunt, în fapt, trei fatete ale aceleiasi probleme.
"Ceea ce nu poate fi masurat, nu se poate îmbunatati", spunea Lord Kelvin la mijlocul secolului trecut. Au trecut de atunci 150 de ani si vorbele sale sunt în continuare adevarate. Aplicata în cazul de fata, axioma lui Kelvin impune, înainte de toate, gasirea raspunsurilor la cele trei întrebari. Punctul de pornire îl reprezinta determinarea timpul necesar pentru îndeplinirea unei sarcini, iar stiinta care se ocupa de aceasta este masurarea muncii sau - cum mai este cunoscuta - normarea muncii.
Cum functioneaza?
În abordarea traditionala, un cronometru, un clipboard si un numar suficient de mare de masuratori sunt elementele necesare pentru obtinerea unei norme. Un termen-cheie aici este „suficient": un numar corect de înregistrari va face inutila orice contestare a rezultatului, indiferent din care parte ar veni. Calculul normei de timp are în spate un aparat matematic care nu poate fi pus în discutie. Daca se sprijina pe un esantion statistic relevant, rezultatul normarii capata valoare de adevar stiintific.
Cronometrele (sau, mai nou, aplicatiile computerizate) sunt foarte bune când vorbim de procese care implica sarcini repetitive. De pilda, fabricarea unei usi. Dar ce se întâmpla în cazul personalului administrativ? Poate fi acesta normat? În aceasta situatie, putem determina fara probleme gradul de încarcare („cât se munceste la birou?") prin folosirea unei tehnici numite „observare instantanee”. Spre deosebire de normele obtinute cu ajutorul cronometrului, care dau valori precise de timp, observarea instantanee ofera o imagine precisa a ponderilor activitatilor. Concret, la sfârsit putem spune: „angajatul X întocmit rapoarte 20% din timp, a stat de vorba în procent de 30%, etc.". Sigur, aceasta este un exemplu mult simplificat. În practica, se poate se face o împartire mult mai fina a activitatilor, rapoartele generate reflectând riguros tot ce a facut angajatul X pe parcusul zilei de munca.
Având la dispozitie aceste doua instrumente un manager va avea o imagine exacta a pierderilor de timp. Iar cuantificarea acestor pierderi este primul pas pentru o productivitate crescuta.
Care sunt problemele care apar?
Altfel foarte util managementului, un sistem de norme suscita în mod inerent îngrijorare în rândurile lucratorilor. El este, în viziunea acestora, o amenintare directa la securitatea locului lor de munca si de aici tentativele de obstructionare a procesului. Anticiparea aceasta are, trebuie sa o recunoastem, un grad de fundamentare. În plus, apare si rezistenta naturala la schimbare. Experienta ne arata însa ca opozitia - foarte pregnanta în primele zile ale procesului - se atenueaza mai apoi pâna spre disparitie. Poate parea surprinzator, dar o solutie care ajuta este o comunicare deschisa cu angajatii referitor la proiectul de normare. Nu este nevoie de explicatii amanuntite, pentru ca acestea ar fi interpretate drept justificari si ar spori suspiciunile. Dar o descriere generala a demersului este binevenita.
Ce avantaje obtin?
Odata determinat timpul de munca necesar, avantajele aduse de un sistem de normare sunt multiple: estimarea costurilor de productie, determinarea remuneratiei, masurarea randamentului masinilor sau al lucratorilor, evidentierea pierderilor de timp si a cauzelor acestora, etc.
Durata implementarii unui sistem de norme variaza de la industrie la industrie, la fel si costurile. Acesti doi factori trebuie întotdeauna judecati în raport cu beneficiile pe care le aduce cu sine un asemenea sistem. În fond, aceasta este o investitie. Însa beneficiile obtinute vorbesc în final de la sine. În economiile mature normarea muncii este folosita cu succes de zeci de ani în planificarea productiei. Ea ajuta la eliminarea pierderilor de timp prin identificarea activitatilor care nu aduc valoare adaugata. Prin implementarea unui astfel de sistem firma dvs. va produce mai repede si mai ieftin. Åži acesta nu-i chiar un lucru de neglijat în actualul context economic.
