Observarea instantanee

Observarea instantanee

Proiectul pe care îl prezentăm în cele ce urmează a relevat o rezervă semnificativă de timp pentru creşterea productivităţii: 33%, într-o primă evaluare.

Observarea instantanee (work sampling study) este denumirea atribuită unei tehnici statistice de eşantionare utilizată pentru a determina proporţia întreruperilor sau a altor categorii de activităţi ce intervin în decursul unui ciclu de muncă. Metoda permite culegerea unui set precis de informaţii referitoare la o operaţie sau la un proces, relativ repede şi economic, iar rezultatul este ameliorarea ulterioară a muncii şi reducerea simţitoare a costurilor. Ea ajută la identificarea oricăror tendinţe ce pot afecta productivitatea muncii.

Coordonatele proiectului

Metoda a fost folosită de Stentor Consulting în cazul unui proiect ce a urmărit să identifice măsurile ce puteau fi luate pentru îmbunătăţirea productivităţii muncii prin creşterea gradului de ocupare a personalului. Acest articol, bazat pe experienţa personală a autorului, prezintă liniile directoare utilizate pentru realizarea unui studiu prin această metodă.

  • Domeniul de activitate a companiei: industria alimentară
  • Durată: 10 luni (iulie 2010 - aprilie 2011)
  • Grup ţintă: 127 de angajaţi (activând în cinci secţii de producţie)

Studiul, primul de acest fel realizat în companie, a relevat deficienţe şi a oferit soluţii la problemele identificate. Datorită valorii informaţiilor prelevate, acest studiu constituie, practic, sistemul de referinţă la care se vor raporta studiile viitoare.

Liniile directoare prezentate în acest document pot fi personalizate pentru a efectua un astfel de studiu în orice alt domeniu de activitate.

Descrierea metodei

Metoda observării instantanee constă în efectuarea unui anumit număr de observaţii asupra unei lucrări, la momente aleatorii de timp. Această tehnică oferă informaţii valoroase managementului unei companii în ceea ce priveşte zonele de productivitate scăzută care au nevoie de optimizare. Avantajul principal al metodei îl constituie faptul că poate fi realizată de toţi cei care au cunoştinţe de bază în domeniul în care este aplicată şi sunt familiarizaţi cu tehnica de culegere a datelor.

Observarea instantanee se utilizează, de regulă, în cazul sarcinilor de muncă nerepetitive având durate lungi şi permite monitorizarea simultană a productivităţii muncii într-o varietate de meserii. Pentru o acurateţe sporită a rezultatelor sugerăm ca operatorii care efectuează observaţiile să fie neutri. Eventual, reprezentanţii companiei evaluate pot forma cu aceştia echipe mixte. În acest fel se poate realiza un studiu nepărtinitor, care reflectă condiţiile reale de productivitate din companie.
Activităţile urmărite pot avea un grad ridicat de detaliere (sarcinile din fişa postului, de exemplu) sau pot fi grupate pe categorii mai ample de activităţi (activităţi de tip productiv, auxiliar, neproductiv). Numărul de observaţii necesar elaborării unui studiu se determină pe baza principiilor din statistică matematică şi iau în consideraţie nivele predefinite pentru mărimea erorii admise şi a procentului de încredere statistică. Datele obţinute în urma unor astfel de studii vor fi cu atât mai fiabile cu cât numărul de observaţii va fi mai mare.
La încheierea studiului, toate datele culese vor fi compilate şi analizate în corelaţie. Recomandările pentru creşterea productivităţii şi optimizarea costurilor sunt emise pe baza acestor constatări.

Desfăşurarea proiectului

Scopul studiului ce face obiectul acestui material a fost determinarea timpului utilizat de muncitorii din cele cinci secţii ale companiei, corespunzător celor trei categorii de activităţi amintite anterior. Din acest motiv definirea acestor categorii a fost o sarcină deosebit de importantă.

Într-o primă etapă s-au identificat meseriile specifice fiecărei secţii şi s-au analizat sarcinile din fişa postului. Ulterior, în funcţie de caracteristicile fiecăreia, sarcinile au fost incluse într-una din cele trei grupe de activităţi.
Etapa a doua a fost dedicată procesului de colectare a datelor, prin efectuarea de determinări, utilizând metoda observării instantanee. Această etapă s-a desfăşurat pe durata cumulată a 40 de zile, timp în care au fost efectuate un număr de 6181 observaţii asupra activităţilor derulate în secţii. Acestea au vizat perioade reprezentative din cursul anilor 2010 şi 2011, toate cele şapte zile ale săptămânii şi toate schimburile de lucru.

Din totalul de 6181 de observaţii efectuate:

  • 4159 au fost înregistrate ca activităţi productive (67%);
  • 1471 au fost înregistrate ca activităţi auxiliare (24%);
  • 551 de observaţii au fost înregistrate ca activităţi neproductive (9%).

În tabelul de mai jos sunt prezentate centralizat rezultatele observaţiilor efectuate:

Diagrama prezintă ponderea activităţilor de tip [a], [b] şi [c] din totalul observaţiilor efectuate, per total companie:

Înregistrările efectuate pentru fiecare dintre cele cinci secţii dau o imagine a diferenţelor dintre ele. Figurile următoare prezintă ponderea activităţilor de tip [a], [b] şi [c] din totalul observaţiilor efectuate, pe sectoare de activitate:

Conform rezultatelor acestui studiu, la nivelul companiei, 67% din timpul de lucru este consumat de muncitori pentru a efectua activităţi care creează plusvaloare, 24% din timpul de lucru este utilizat pentru efectuarea unor activităţi auxiliare, care nu sunt în mod necesar creatoare de plusvaloare, iar 9% din timpul de lucru se iroseşte în activităţi care nu au nici o legătură cu sarcinile de serviciu.

Concluzii

Studiul a relevat o rezervă semnificativă de timp pentru creşterea productivităţii, estimată într-o primă evaluare la 33%. Aceasta rezultă din însumarea timpilor alocaţi activităţilor neproductive şi celor auxiliare. Dacă în cazul activităţilor neproductive situaţia este clară, lipsa de organizare fiind cauza, cel de-al doilea caz cere o analiză suplimentară. O astfel de analiză ar trebui - utilizând aceeaşi metodă a observării instantanee - să detalieze timpul alocat activităţilor "auxiliare", conform componenţei timpului de întreruperi reglementare din structura timpului de muncă a executantului.