Observarea instantanee

Observarea instantanee

Proiectul pe care îl prezentam în cele ce urmeaza a relevat o rezerva semnificativa de timp pentru cresterea productivitatii: 33%, într-o prima evaluare.

Observarea instantanee (work sampling study) este denumirea atribuita unei tehnici statistice de esantionare utilizata pentru a determina proportia întreruperilor sau a altor categorii de activitati ce intervin în decursul unui ciclu de munca. Metoda permite culegerea unui set precis de informatii referitoare la o operatie sau la un proces, relativ repede si economic, iar rezultatul este ameliorarea ulterioara a muncii si reducerea simtitoare a costurilor. Ea ajuta la identificarea oricaror tendinte ce pot afecta productivitatea muncii.

Coordonatele proiectului

Metoda a fost folosita de Stentor Consulting în cazul unui proiect ce a urmarit sa identifice masurile ce puteau fi luate pentru îmbunatatirea productivitatii muncii prin cresterea gradului de ocupare a personalului. Acest articol, bazat pe experienta personala a autorului, prezinta liniile directoare utilizate pentru realizarea unui studiu prin aceasta metoda.

  • Domeniul de activitate a companiei: industria alimentara
  • Durata: 10 luni (iulie 2010 - aprilie 2011)
  • Grup tinta: 127 de angajati (activând în cinci sectii de productie)

Studiul, primul de acest fel realizat în companie, a relevat deficiente si a oferit solutii la problemele identificate. Datorita valorii informatiilor prelevate, acest studiu constituie, practic, sistemul de referinta la care se vor raporta studiile viitoare.

Liniile directoare prezentate în acest document pot fi personalizate pentru a efectua un astfel de studiu în orice alt domeniu de activitate.

Descrierea metodei

Metoda observarii instantanee consta în efectuarea unui anumit numar de observatii asupra unei lucrari, la momente aleatorii de timp. Aceasta tehnica ofera informatii valoroase managementului unei companii în ceea ce priveste zonele de productivitate scazuta care au nevoie de optimizare. Avantajul principal al metodei îl constituie faptul ca poate fi realizata de toti cei care au cunostinte de baza în domeniul în care este aplicata si sunt familiarizati cu tehnica de culegere a datelor.

Observarea instantanee se utilizeaza, de regula, în cazul sarcinilor de munca nerepetitive având durate lungi si permite monitorizarea simultana a productivitatii muncii într-o varietate de meserii. Pentru o acuratete sporita a rezultatelor sugeram ca operatorii care efectueaza observatiile sa fie neutri. Eventual, reprezentantii companiei evaluate pot forma cu acestia echipe mixte. În acest fel se poate realiza un studiu nepartinitor, care reflecta conditiile reale de productivitate din companie.
Activitatile urmarite pot avea un grad ridicat de detaliere (sarcinile din fisa postului, de exemplu) sau pot fi grupate pe categorii mai ample de activitati (activitati de tip productiv, auxiliar, neproductiv). Numarul de observatii necesar elaborarii unui studiu se determina pe baza principiilor din statistica matematica si iau în consideratie nivele predefinite pentru marimea erorii admise si a procentului de încredere statistica. Datele obtinute în urma unor astfel de studii vor fi cu atât mai fiabile cu cât numarul de observatii va fi mai mare.
La încheierea studiului, toate datele culese vor fi compilate si analizate în corelatie. Recomandarile pentru cresterea productivitatii si optimizarea costurilor sunt emise pe baza acestor constatari.

Desfasurarea proiectului

Scopul studiului ce face obiectul acestui material a fost determinarea timpului utilizat de muncitorii din cele cinci sectii ale companiei, corespunzator celor trei categorii de activitati amintite anterior. Din acest motiv definirea acestor categorii a fost o sarcina deosebit de importanta.

Într-o prima etapa s-au identificat meseriile specifice fiecarei sectii si s-au analizat sarcinile din fisa postului. Ulterior, în functie de caracteristicile fiecareia, sarcinile au fost incluse într-una din cele trei grupe de activitati.
Etapa a doua a fost dedicata procesului de colectare a datelor, prin efectuarea de determinari, utilizând metoda observarii instantanee. Aceasta etapa s-a desfasurat pe durata cumulata a 40 de zile, timp în care au fost efectuate un numar de 6181 observatii asupra activitatilor derulate în sectii. Acestea au vizat perioade reprezentative din cursul anilor 2010 si 2011, toate cele sapte zile ale saptamânii si toate schimburile de lucru.

Din totalul de 6181 de observatii efectuate:

  • 4159 au fost înregistrate ca activitati productive (67%);
  • 1471 au fost înregistrate ca activitati auxiliare (24%);
  • 551 de observatii au fost înregistrate ca activitati neproductive (9%).

În tabelul de mai jos sunt prezentate centralizat rezultatele observatiilor efectuate:

Diagrama prezinta ponderea activitatilor de tip [a], [b] si [c] din totalul observatiilor efectuate, per total companie:

Înregistrarile efectuate pentru fiecare dintre cele cinci sectii dau o imagine a diferentelor dintre ele. Figurile urmatoare prezinta ponderea activitatilor de tip [a], [b] si [c] din totalul observatiilor efectuate, pe sectoare de activitate:

Conform rezultatelor acestui studiu, la nivelul companiei, 67% din timpul de lucru este consumat de muncitori pentru a efectua activitati care creeaza plusvaloare, 24% din timpul de lucru este utilizat pentru efectuarea unor activitati auxiliare, care nu sunt în mod necesar creatoare de plusvaloare, iar 9% din timpul de lucru se iroseste în activitati care nu au nici o legatura cu sarcinile de serviciu.

Concluzii

Studiul a relevat o rezerva semnificativa de timp pentru cresterea productivitatii, estimata într-o prima evaluare la 33%. Aceasta rezulta din însumarea timpilor alocati activitatilor neproductive si celor auxiliare. Daca în cazul activitatilor neproductive situatia este clara, lipsa de organizare fiind cauza, cel de-al doilea caz cere o analiza suplimentara. O astfel de analiza ar trebui - utilizând aceeasi metoda a observarii instantanee - sa detalieze timpul alocat activitatilor "auxiliare", conform componentei timpului de întreruperi reglementare din structura timpului de munca a executantului.